ARSIP DAN
KEARSIPAN
A. Pengertian Arsip
Tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang
menggunakan. Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah
yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang
wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic, film, kaset,cd dsb. Di
segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen
dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada
pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi,
perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dsb.
Istilah arsip yang dibicarakan diatas adalah berasal dari bahasa Belanda
“Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit
dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga diadopsi
menjadi ‘arsip’. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak
menggetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang
populer di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip itu adalah
warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka
istilah itu dikenal dengan nama ‘pertinggal’. Istilah pertinggal kurang populer
penggunaannya sehingga dikalangan
petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti
B. Batasan arsip
Dengan konsep arsip yang berasal dari berbagai Negara
termasuk yang berasal dari Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya istilah
yang populer digunakan adalah istilah arsip yang
berasal dari bahasa Belanda “Archief”. Hal ini diperkuat
dengan adanya UU No. 7 tahun 1971, yaitu ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.
Untuk itu ada beberapa batasan arsip seperti berikut ini. Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 1990: 12)
1. File adalah arsip aktif
yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses
administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996 : 10)
2. Pertinggal adalah berkas
yang disimpan sebagai bahan pengingat berwujud lembaran catatan atau bentuk
lain (Sularso Mulyono, dkk, 1985 :1).
3. Arsip adalah naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan pemerintah (UU No. 7 th 1971 pasal 1)
Dengan uraian konsep arsip dan batasannya, dapat ditarik
gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya . Jadi, tidak sekedar
menyimpan kumpulan warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu
pengaturan cara dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat
dijelaskan dengan keterangan berikut ini.
1.
Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan
demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun kecilnya
tetap bersifat rahasia.
2.
Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus
diatur di mana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait
dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
3.
Penemuan kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali
apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.
C. Penggolongan Arsip
Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan
dalam empat golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam
penyimpanan maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai.
Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.
1. Arsip tidak penting, yaitu
puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi.
Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa
yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya.
Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama
dalam jangka waktu 1 tahun.
2. Arsip biasa, yaitu puak
arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang
akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini dapat diberi tanda
(B).
3. Arsip penting, yaitu puak
arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa
yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun
dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip sangat penting, yaitu
puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak
terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan
terus dan diberi tanda (V)
D. Jenis
Arsip
Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi,
berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada
arsip yang perlu disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5
tahun, yang lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu
disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip
yang frekuensi penggunaannya 2-8 Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk
Menjamin Integritas cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit
kearsipan adalah arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi,
ada arsip yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering
dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah).
Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak pernah
dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan.
Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter. Berdasarkan
frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip
seperti berikut ini.
1. Arsip aktif (dinamis
aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan
kerja.
2. Arsip inakif (dinamis inaktif), yaitu
arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.
3. Arsip dinamis, yaitu arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No.7 tahun 1971).
4. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2
ayat b UU No. 7 tahun 1971).
E. Penataan Arsip
Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya
sejak suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang
pengelolaannya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan
sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan
informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3
unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Jadi, arsip
tidak
sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara
penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan
arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa
saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan sebagainya)
PRINSIP PENYIMPANAN
A. Tempat Penyimpanan arsip
Arsip disimpan di lemari atau di “filing cabinet” (filing
kabinet) yang ditempatkan di suatu ruang atau gedung. Filing kabinet atau
“lemari arsip berlaci” (disingkat lemaci). Kenyataan dilapangan masih ada
penggunaan lemari (bukan lemari khusus arsip) dan belum menggunakan “lemaci”
sebagai tempat penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih terjadi di organisasi –
organisasi yang relative kecil atau instansi – instansi pemerintah di tingkat
bawah (misalnya kecamatan, kelurahan dan sebagainya). Apabila masih tetap menggunakan
lemari (lemari kayu) sebagai tempat penyimpanan arsip karena tidak memiliki
“lemaci” maka penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:
1. Lemari harus kuat (dari
kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya tidak cepat rusak karena
dimakan rayap atau dimasuki hewan pengerat maupun rusak karena usia.
2. Ukuran sekat lemari harus disesuaikan dengan ukuran
map atau folder sebagai tempat penyimpanan arsip
3. Konstruksi lemari harus
memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan, menempatkan, maupun menemukan
kembaki arsip yang disimpan. Sebaiknya tempat menyimpan arsip menggunakan
lemaci atau filing cabinet atau lemari yang memang khusus untuk arsip. Lemaci
(filing cabinet) yang berukuran standart yang biasa untuk menyimpan
arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan
untuk menyimpan arsipharus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang
disimpan terjamin aman.
B. Persyaratan Petugas Arsip
Seorang petugas kearsipan harus memenuhi beberapa
persyaratan agar dapat mengurus arsip secara professional (sebagai arsiparis).
Jadi, jangan sampai petugas di bagian arsip justru orang –
orang atau petugas yang tidak dipakai atau disenagi di
bagian lain. Ada anggapan bahwa yang bertugas di bagian arsip adalah orangorang
yang “disingkirkan”. Apabila hal ini terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut
mempunyai kekurangan, baik kemampuan, kejujuran, maupun dedikasi terhadap
organisasi yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan petugas
yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.
Ketrampilan, merupakan persyaratan yang harus
dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan
agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembaki arsip. Demikian pula,
seorang [petugas kearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan
kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu.
Ketelitian, dimaksudkan bahwapetuigas kearsipan harus
harusmemiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara
pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis harus
memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan
ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber
data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil
apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan
menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas di bagian
arsip, tidak saja diperlukan tetapi merupakan keharusan, agar Sistem Informasi
Manajemen berjalan lancar.
Kerapian, adalah suatu sikap pandang tentang
keteraturan, keberesan,ketertiban,dan kerapian.Seorang arsiparis perlu memiliki
sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, keterteban
dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur,
beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map
atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata
secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip
yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.
Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan
tinggi.Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuaidengan
porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapatmengurusi
masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat.Seorang petugas yang
cerdas tentu memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat,
dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang
tepat untuk hal-halyang akan terjadi. Seorang yang memiliki daya piker yang
tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas
tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal
yang akan terjadi.
C. Asas Kearsipan
Prinsip penyimpanan suatu arsip harus dilandasi beberapa
ketentuan, yakni keamanan, keawetan, dan keefisienan pengelolaan. Berdasarkan
kenyataan di lapangan (orgsnisasi pada umumnya),
penyelenggaraan kearsipan organisasi (kantor) berbeda-beda
sesuai dengan kebutuhannya. Dalam menghadapi perkembangan dan kemajuan dari
waktu ke waktu perlu dicermati timbulnya kebutuhan yang berkembang. Artinya
penyelenggaraan kearsipan dalam suatu periode tertentu, apakah masih tetap
sesuai dengan kebutuhan yang sekarang. Dapat terjadi hal itu sudah tidak sesuai
lagi karena organisasi sudah makin berkembang. Perubahan asas penyimpanan patut
dilaksanakan manakala organisasi yang bersangkutan sudah makin berkembang
sehingga unit kerjanya makin bertambah sehingga volume kegiatan makin besar dan
pembangunan tempat kerja makin luas dan terpencar. Dalam penyelenggaraan
penyimpanan arsip dikenal beberapa asas penyimpanan, yaitu sentralisasi,
desentralisasi dan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
1. Asas sentralisasi, sebagai
dasar penyimpanan arsip suatu organisasi berarti organisasi yang bersangkutan
melakukan kegiatan kearsipan dengan cara pemusatan (di satu gedung atau satu
ruang).
2. Asas desentralisasi,
sebagai dasar penyimpanan arsip, bertujuanagar kegiatan pada setiap unit kerja
yang tidak sama jenis kegiatannya dapat menyelenggarakan kearsipannya sesuai
dengan spesifikasi unit kerjanya. Dengan demikian pengendalian masingmasing
unit kerja dapat dilaksanakan dengan mudah.
3. Asas kombinasi
“Sentralisasi-Desentralisasi” meryupakan dasar penyimpanan arsip untuk
menanggulangi adanya beberapa unit kerja yang pada prinsipnya mudah
diseragamkan tetapi ada unit kerja yang mempunyai kekhususan sehingga tidak
dapat diseragamkan (digabung) dengan unit kerja yang lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar